LA GESTION DEL TIEMPO DE TRABAJO

En la vida profesional y/o laboral y en la vida personal se utiliza más de lo deseable la excusa: “es que no he tenido tiempo”. Probablemente sea esta una de las disculpas más utilizadas por las personas para solucionar la falta de cumplimiento de una tarea o responsabilidad. Tema este difícil de rebatir o discutir cuando nos lo dicen; la cuestión es que en la mayoría de las ocasiones lo que ha sucedido es que hemos gestionado mal el tiempo.

Nos entretenemos en lo que nos gusta hacer, nos distraemos con las musarañas, pasamos más tiempo del debido atendiendo  llamadas de teléfono para conversaciones inútiles. Suele suceder que, como decía antes, es difícil rebatir la frase “es que no he tenido tiempo” (u otras expresiones como: “he estado muy liado”, ¡sí pero haciendo qué!) ya que quien utiliza la excusa también suele permanecer (atención al verbo permanecer) más de las 8 horas al uso en el centro de trabajo (que no trabajando en lo que debe). Perdemos miserablemente el tiempo o dejamos que nos lo quiten.

Lo curioso del tema está en que después reivindicamos la conciliación de la vida laboral y familiar, y somos los primeros que no queremos conciliarlas ya que valoramos más la conversación con el compañero sobre lo que ha hecho el fin de semana o sobre alguna noticia de actualidad.  O mejor no nos privamos de perder el tiempo en el lugar de trabajo, o hacérselo perder a los demás (llegando tarde a una reunión o alargándola más de lo necesario o no llevándola lo suficientemente preparada), y si tenemos que conciliar tiramos de la parte productiva.

Todo esto ha llevado a concluir que España es el país donde la gente está más tiempo en el centro de trabajo para hacer lo menos posible. En alguna entrada hablaré de mi experiencia con la limitación voluntaria y/u obligada de la productividad a la que empujan la mayoría de los sindicalistas a sus compañeros.

Siempre habrá quien diga que en España se trabajan más horas, y se le podrá contestar que sí, se está más tiempo en el centro de trabajo para sacar menos rendimiento y además España es el país donde menos días al año se va a al trabajo. La mezcla de este coctel ha causado estragos en las empresas españolas y tiene parte de culpa de la paupérrima situación laboral de los españoles.

No quiero desperdiciar la ocasión de pasaros algunos consejos para aprovechar el tiempo. La fuente es la de Project Coaching (Antonio Pablo):

Del tiempo que estás en tu trabajo ¿Cuánto tiempo estas trabajando? Y de este ¿Qué tiempo estas trabajando en aquello que hace que la empresa tenga éxito? Tras responder estas preguntas ¿Qué porcentaje de tu tiempo es realmente productivo?

Una pregunta más ¿Cuántas veces has acabado tu jornada laboral y tienes la sensación de que no has hecho nada?

Si tienes esa sensación,  en la mayoría de los casos el problema es debido el tiempo dedicado en temas que no son importantes y en los que los son cuando estabas concentrado no has rendido durante el tiempo destinado a trabajar debido a los ladrones de tiempo, es decir, interrupciones (gente,  emails, llamadas, etc.), reuniones absurdas, falta de especificación del trabajo, etc.

¿Sabes cuál es el costo de ceder a estos ladrones de tiempo?  Como ya dije en mi artículo “siete claves para la gestión del tiempo”, el tiempo es irrecuperable e irremplazable y gestionar el tiempo es gestionar la vida. Y esto es clave, ya que los ladrones del tiempo contribuyen significativamente a que no cumplamos con nuestros objetivos profesionales, personales, familiares y sociales, es más, ceder a ellos significa postergar o no alcanzar nuestros deseos y aspiraciones, además de quitar tiempo de calidad a nuestras familias, amigos y a nosotros mismos.

Por lo tanto debido a la importancia de este tema a continuación propongo una serie de consejos para enfrentarnos a los ladrones de tiempo:

1. Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir, o en este momento justamente no te puedo atender.
2. Comunicar eficazmente. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.
3. Aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos.
4. Evitar distracciones. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Es necesario aprender a establecer horarios en los cuales puedes recibir visitas, ser interrumpido. Si te interrumpen en pleno proceso indica de forma asertiva y amable que en ese momento no le puedes atender y si aplica emplázale a solucionar el tema en otro momento o en el horario que hayas destinado a tal efecto.
5. Realizar un buen uso  del correo electrónico. En la actualidad, el correo se ha convertido en fuente de interrupciones y en ocasiones de estrés y ansiedad. Si tu trabajo de verdad no precisa de estar online con el correo constantemente, no tengas miedo a no contestar en el momento, el correo no es una herramienta de mensajería instantánea. Planifica momentos para revisarlos. Por ejemplo, por uno por la mañana y otro por la tarde. Revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es necesario filtrar los correos. Revisa y atiende aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son si lo consideras para un tiempo fuera del horario de trabajo.
6. Usar correctamente el teléfono.  ¿Cuántas conversaciones realizas que son largas, intrascendentes, vagas y sin un sentido claro? Muchas veces contestamos instintivamente a cualquier llamada, incluso en plena conversación con otra persona Recibe y haz llamadas que sean sólo de trabajo o estrictamente de máxima importancia personal, difiriendo aquellas que no lo son para responder solo aquellas que tengan sentido en un horario fuera del trabajo. Si es necesario apágalo, utiliza las notificaciones de llamadas para identificar y responder a aquellas que tengan sentido.
7. Aprender a utilizar correctamente Internet. ¿Utilizas aplicaciones, entras en redes sociales, chateas o ves video o blogs de manera automática y sin pensarlo?. Ten cuidado con la navegación inconsciente. Pregúntate, para qué te sirven y elimina o dejar de visitar aquello que no te aporte significativamente.
8. Ser ordenado. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos perder horas buscando un archivo en el ordenador o un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena.
9. Ser puntual y exigir puntualidad. Si no eres puntual, tus compañeros de trabajo harán lo mismo contigo y te robarán tiempo. Sé puntual, exígelo y  los demás respetarán tu tiempo.
10. Gestionar bien las reuniones. Aprende a filtrar reuniones. Si puedes tomar una decisión hazlo y no convoques a una reunión innecesaria. Acude a una reunión si es verdaderamente necesario y si la convocas solo hazlo con las personas extrictamente necesarias. Cuando realices una reunión o participes en una de ellas exige tener una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de término para evitar divagaciones que alarguen la reunión. Si algunos de los temas no te incumben pide permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos.
11. Gestionar sentimientos inútiles. Aprende a gestionar emocionalmente las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. que te quitan tiempo y no te generan valor.
12. Aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos. Por ejemplo un viaje de trabajo, puedes llevar alguna lectura, audiolibro, etc. para aprovechar el trayecto.
13. Gestionar conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, dedicando gran parte del tiempo a defenderse o cubrirse por una posible culpabilización. Aunque es un tema de actitud personal y de la cultura de la empresa,  cambia el enfoque, no personalices las discrepancias con tus compañeros,  soluciona los problemas buscando relaciones de ganar-ganar.
14. Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.

Realizamos muchos gestos instintivamente que debemos de eliminar y que nos restan tiempo de trabajo. El proceso de cambio debe de ser paulatino, pero la tarea más difícil es conocernos y concienciarnos. Muchas veces los factores que contribuyen a los ladrones de tiempo están arraigados en la cultura de la organización y solemos justificarnos en ello para no cambiar, pero debemos recordar el coste tan grande que ello supone, por lo que te propongo que aunque suponga esfuerzo, te centres en los indudables beneficios que obtendrás y adoptes una actitud proactiva (como dijo Gandhi, se tú el cambio que quieres para los demás), busques aliados (muchos de tus compañeros compartirán tus ideas ya que quieren alcanzar sus objetivos y tener una vida más provechosa) y conciencies a tu entorno para poder cumplir con los objetivos planteados.

Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante y tu vida y tu tiempo lo son.

Estaba escrito. Los límites como elemento de confort.

Enlazando con el discurso victimista al que hacía mención en alguna entrada anterior, hay personas (o preferiría hablar de conductas y comportamientos de todos nosotros) tanto en los aspectos profesionales como personales, que con gestos y expresiones, cuando la realidad nos interpela, especialmente cuando el resultado es negativo, acabamos diciendo o mostrando actitudes bíblicas que hacen recordar aquello de "estaba escrito". También utilizan, utilizamos, "ya lo sabía yo" o "esto tenía que acabar mal".

Esta claro que la vida y la realidad nos realiza propuestas y nos presenta problemas de difícil solución o con diversas alternativas. Las hay inmediatas, las hay de medio plazo y las hay de largo plazo. En cualquier caso los crucigramas (por utilizar una expresión gráfica) de la vida y realidad empresarial requieren tiempo, dedicación, estudio, experiencia y sobre todo capacidad de afrontar riesgos, de salir de nuestra zona de confort.

En la gestión empresarial, desde luego, no se puede ser un temerario. Hay que mostrar actitudes profesionales y rigurosas. Nuestra responsabilidad nos exige analizar la realidad de forma objetiva y subjetiva. Hay que realizar trabajo de campo, toma de datos, contraste de los mismos. También debemos asesorar nuestras opiniones con  las de otros con los que trabajamos, conocer la experiencia de los demás en situaciones similares.

En todos esos procesos nos debe acompañar la certeza de que para afrontar los problemas a los que nos enfrentamos en la gestión empresarial es necesario que vivamos nuestra propia vida, que salgamos de la inercia del catastrofista y conformista, y del que tiene claro que nada puede hacer por resolver las encrucijadas de la vida, ya que todo esta intentado y predeterminado. En definitiva tenemos que salir de nuestros límites, abordar lo que realmente nos cuesta. Cuando lo hagamos,  desde el punto de vista operativo o de la gestión podremos tener resultados o no; lo que sí habremos hecho es superar nuestras propias limitaciones, habremos conquistado un mundo nuevo en el que nosotros somos los dueños de nuestro destino. Habremos salido del límite impuesto por el SHOW y estaremos en la orilla de nuestras VIDAS.

Pequeño homenaje a Steve Jobs

Tú tienes el dominio de la situación

Vivimos unos tiempos en los que probablemente la queja y el lamento están a la orden del día. La culpa siempre es de los demás y/o del entorno. En esto nuestros políticos se llevan la palma. Lo más fácil es decir que la culpa es de ellos o de los ricos o de los brokers de la BBC. Vamos que siempre hay algo que nos sirve de disculpa.

Si se me permite ser un poco maniqueo hay en esta forma simplista de ver la cosas dos actitudes básicas. La primera es el victimismo, propio de la sociedad en la que vivimos, muy rentable en algunos casos. Frases como "hay que ver todo lo malo me pasa a mí" "que mala suerte tengo", siempre ven la botella vacía, ni siquiera a medias. Otra actitud es la del que se dice a sí mismo que algo puede hacer, que en su mano están las soluciones, el inconformista con el status quo. Claro esta segunda actitud cuesta más esfuerzo y eso no abunda por el país patrio.

Traigo aquí un artículo que creo que puede ilustrar perfectamente el tema del que estoy hablando:

UNA ACTITUD PARA EL ÉXITO: LA PROACTIVIDAD

En el juego de la vida tu actitud te define y para mi la proactividad es una actitud vital fundamental a la hora de ejercer el liderazgo personal y por tanto clave a la hora de alcanzar el éxito en nuestra vida. La proactividad es una actitud en la que la persona asume el pleno control de su conducta vital de modo activo. De esta forma, toma la iniciativa en el desarrollo de acciones creativas para mejorar su vida. La proactividad no implica sólo tomar la iniciativa, también supone asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan, decidiendo a cada momento qué hacer y cómo hacerlo.

La responsabilidad es la capacidad de elegir libremente nuestra respuesta y reconocer que somos la fuente de todo lo que nos sucede en la vida. No podemos responsabilizarnos de absolutamente todo lo que nos pasa, porque hay cosas que no podemos evitar, pero de lo que somos 100% libres es de elegir la respuesta que queremos dar en cada situación. Si postergamos esperando que un evento externo ocurra y desemboque en el inicio de la acción, damos poder a lo externo.

Dos personas que trabajan en un mismo entorno laboral, con responsabilidades idénticas y bajo las mismas circunstancias, pueden realizar su trabajo de maneras muy distintas. Una cuestiona la manera habitual de trabajar si no obtiene los resultados deseados, emprende constantemente nuevas acciones y genera cambios constructivos en su entorno. La otra se conforma con su situación actual y no hace nada para cambiar lo que no funciona o se queja constantemente de su situación o suerte. La primera persona se comporta de forma proactiva, la segunda, lo hace de forma reactiva.

Y esta actitud que subyace en el trabajo es igual en otros ámbitos de la vida. Desde mi convencimiento somos responsables de gestionar nuestras propias vidas y no podemos quedarnos sentados esperando que alguien venga a rescatarnos o a ofrecernos lo que deseamos de nuestras vidas. No es práctico quedarse anclado en la queja si lo que deseamos es cambiar nuestra situación actual. No nos engañemos atribuyendo la responsabilidad de nuestros problemas únicamente a causas externas o a la presión del entorno.

La persona proactiva no espera a que los demás tomen decisiones por ella, actúa con determinación anticipándose a los problemas y crea constantemente nuevas oportunidades. Tenemos la responsabilidad de escoger nuestras propias respuestas ante lo que nos ocurre y de dirigir la acción de una manera inteligente. Para tener éxito es preciso tener iniciativa y saber hacer frente a la incertidumbre.

Por ejemplo, ante la pérdida de empleo hay personas que caen en la depresión, en cambio, otras aprovechan para buscar opciones como por ejemplo montar un negocio propio y triunfar.

En la vida aparecen dificultades periódicamente. El problema no es que las dificultades aparezcan sino que las mismas tengan el poder de detener nuestro progreso. Las personas que se sienten paralizadas y estancadas, viven su vida como si fueran “víctimas” de todo lo que les pasa. Hacernos víctimas es la mejor manera de hacer que nuestros problemas y dificultades se hagan permanentes.

A primera vista, la posición de víctima es atractiva ya que dado que somos inocentes, no se nos puede culpar. Pensamos que circunstancias fuera de nuestro control nos llevaron a estas situaciones. Pero si somos completamente inocentes, y no parte del “problema”, ¿cuándo conseguiremos lo que queremos? Como dice Freddy Kofman es su genial conferencia  de Vida, Libertad y Conciencia sobre este tema y que te invito a escuchar “Si no somos parte del problema no podemos ser parte de la solución. Y por tanto no tenemos poder para influir en los resultados“

El modo en el que nos enfrentamos a las dificultades es lo que marca la diferencia.

A continuación te propongo una serie de preguntas para que reflexiones sobre la actitud con la que normalmente te enfrentas a las situaciones.

• ¿En qué te concentras, en lo que tienes control o en lo que no?
• ¿Eres de  las personas que cuando están en algún aprieto buscan culpables y excusas ante lo ocurrido?
• ¿Eres de los que utilizan el “se” (ej : se rompió), “debería”, “habría”, “tendría”, etc…?
• ¿Eres de las que te quejas por la situación que vives pero tienes miedo a cambiar las circunstancias para obtener nuevos resultados?
• ¿Eres de los que siempre haces lo mismo y te preguntas porqué otros tienen más éxito que tú?
• ¿Eres de los que esperan a que surjan los problemas para intentar buscar una solución?
• ¿Tenías grandes iniciativas/sueños pero por otras personas sientes que no los has llegado a vivir?

Cuántas veces en nuestras conversaciones hemos oído, o dicho esto de: “no puedo hacer nada…”, ”es culpa de mi jefe/pareja/compañero …” y un largo etcétera de frases que proyectan al responsable de la situación fuera de nosotros mismos.

Te diría que hicieras un ejercicio de reflexión y frente a los problemas que te acontecen, en aquellas situaciones que te sientes bloqueado o estancado te plantearas cuál es tu actitud, a quien o que estas responsabilizando y que acciones están en tu mano llevar a cabo para ejercer una actitud proactiva y provocar cambios.

Adoptar el papel de protagonista no significa ser ingenuo y negar las dificultades, sino tenerlas en cuenta para seguir progresando pero desde aquellas acciones donde tenemos influencia. Esta es la esencial diferencia entre ser reactivo y proactivo, víctima y protagonista: mientras que la víctima utiliza las dificultades de su vida como excusa para seguir estancado, el protagonista las utiliza como razones para seguir progresando.

Un modo de tomar más conciencia de nuestro propio grado de proactividad consiste en examinar en qué invertimos nues­tro tiempo y nuestra energía. Cada uno de nosotros tiene una amplia lista de preocupaciones: el trabajo, la salud, los hijos, etc..

Cuando revisamos las cosas que están dentro de nuestro círculo de preocupación resulta evidente que sobre algunas de ellas no tenemos ningún control real, y, con respecto a otras, podemos hacer algo (círculo de influencia).

Determinando cuál de estos dos círculos es el centro alrededor del cual gira la mayor parte de nuestro tiempo y energía, podemos descubrir mucho sobre el grado de nuestra proactividad.

Ahora que tenemos esto claro, según  Steven Covey, tenemos dos opciones:

a) Ser proactivos, y centrarnos únicamente en nuestro círculo de influencia. Adoptar una actitud positiva y esforzarnos por mejorar aquellas cosas que están bajo nuestro control.

b) Ser reactivos, pensar en lo que está fuera de nuestro círculo de influencia, pero dentro de nuestro círculo de preocupación, es decir, circunstancias sobre las que no tenemos control.

Si elegimos ser proactivos, seremos protagonistas,  generaremos energía que ampliará nuestro círculo de influencia, si optamos por ser reactivos, seremos víctimas y eso nos provocará una sensación de impotencia, nos centraremos en lo que no podemos cambiar y desatenderemos los asuntos en los que podemos hacer algo, con lo cual nuestro círculo de influencia se encogerá.

Puede parecer muy simple, puede parecer obvio, pero el camino para conseguir las cosas es tan simple como trabajar sobre lo único en lo que tú tienes influencia, que son las cosas dentro de tu círculo de influencia.

La vida pasa por las decisiones que tomamos frente a las circunstancias. Para salir de la resignación y del resentimiento debemos tomar control.  Si no tomas control de tu vida, la vida tomará el control sobre ti.

Ya está bien de estar esperando que alguien venga y solucione las cosas. Sólo a través de una actitud proactiva y positiva lograremos que nuestra vida mejore. Desde formarnos para ser más competentes, a redirigir nuestra trayectoria profesional, desde enfocar nuestro negocio desde una nueva perspectiva a cambiar de sector, tenemos soluciones a mano, mejor dejemos de quejarnos de las circunstancias y tomemos una actitud proactiva. Te invito a que hagas la siguiente declaración: Yo soy responsable de mi vida. Me declaro como protagonista único y principal de mi vida.

Y ahora, crea tu propia suerte. No te preocupes, ocúpate. ¿Quién vas a elegir ser frente a las circunstancias (buenas o malas) de la vida? ¿Quieres ser Proactivo o Reactivo? ¿Víctima o Protagonista?

Fuente: Project Coaching. Antonio Pablo.